Regulamin Konferencji

Konferencja odbędzie się w dniach 21-22 września 2026 r. w Auli A3 im. Prof. Witolda Zahorskiego w Katowicach-Ligocie, ul. Medyków 18, 40-752 Katowice.

Organizatorami Konferencji są Uniwersyteckie Centrum Kliniczne im. prof. K. Gibińskiego ŚUM w Katowicach, ul. Ceglana 35, 40-514 Katowice, we współpracy ze Śląskim Uniwersytetem Medycznym w Katowicach, oraz Polskie Towarzystwo Koderów Medycznych, ul. Mieczysławy Ćwiklińskiej 9/31, 25-435 Kielce, które powołują komitet naukowy i organizacyjny Konferencji. Strony w dalszej części regulaminu zwane są Organizatorem.

Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

W ramach Konferencji będą odbywały się sesje naukowe, naukowo-dydaktyczne oraz ewentualne prezentacje sponsorów / partnerów Konferencji.

Liczba osób mogących uczestniczyć w Konferencji w formule osobistej (na miejscu) jest ograniczona, w związku z czym Organizator zastrzega sobie możliwość niepotwierdzenia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji. W takich przypadkach możliwy jest udział uczestnika w formie on-line.

Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: https://www.kzof.ptkm.org.pl.

Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

• zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego w terminie do dnia 11 września 2026 r.;
• potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora;
• uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora (jeżeli dotyczy).

Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.

W przypadku chęci wystąpienia konferencyjnego należy wskazać sesję, tytuł i draft wystąpienia (nawiązujące do tematyki sesji). Informacje te należy przesłać do organizatora, pod adres mailowy: kontakt@uck.katowice.pl. Wystąpienie konferencyjne jest możliwe po jego akceptacji przez komitet naukowy.

Udział w konferencji członków zwyczajnych Polskiego Towarzystwa Koderów Medycznych jest nieodpłatny. Uczestnictwo nie obejmuje kosztu ewentualnego dojazdu i noclegu (uczestnicy organizują i opłacają nocleg we własnym zakresie).

Pozostałe osoby, niż wymienione w punkcie 2.4. niniejszego regulaminu, uczestniczą w konferencji po uiszczeniu opłaty w wysokości wskazanej w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu oraz na stronie internetowej serwisu konferencyjnego pod adresem https://www.kzof.ptkm.org.pl/oplaty.

Opłatę za udział w Konferencji (jeżeli dotyczy) należy przesłać po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora oraz zgodnie z otrzymanymi informacjami, na konto bankowe Współorganizatora (PTKM), prowadzone w mBank S.A., o numerze: 65 1140 2004 0000 3302 7938 4654.

Organizator wystawi fakturę VAT tytułem dokonanych wpłat w ciągu 7 dni od daty otrzymania wpłaty.

Każdy Uczestnik otrzyma potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.

Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia i nieodpłatnego uczestnictwa w Konferencji wybranych przez siebie osób, w tym patronów, członków komitetu naukowego, organizacyjnego, prelegentów, panelistów lub przedstawicieli partnerów / sponsorów.

Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej.

W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:

• gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 3. dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę;
• gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w terminie krótszym niż w 3. dniu przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę.

Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji określono w punktach 2.4 i 2.5. niniejszego regulaminu.

Opłata rejestracyjna, o której mowa w punkcie 2.5. nie obejmuje kosztu noclegu (uczestnicy organizują i opłacają nocleg we własnym zakresie).

Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji, wskazany w formularzu zgłoszeniowym.

Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.

Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji w formie pisemnej, na adres mailowy kontakt@uck.katowice.pl.

Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

Organizator oświadcza, iż dołoży wszelkich starań aby zachować odpowiednią jakość usług, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za usługi około konferencyjne, takie jak nocleg, parking itp.

Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) oraz art. 6 ust.1 lit. a i 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, że Administratorem danych osobowych zbieranych i przetwarzanych w związku z organizacją konferencji są Uniwersyteckie Centrum Kliniczne im. prof. K. Gibińskiego ŚUM w Katowicach, ul. Ceglana 35, 40-514 Katowice oraz Polskie Towarzystwo Koderów Medycznych, ul. Mieczysławy Ćwiklińskiej 9/31, 25-435 Kielce. Administrator odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwia realizację umowy i skutkuje odmową realizacji zamówienia/umowy.

Dane osobowe:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji zawartej umowy uczestnictwa w konferencji;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Pani/Panu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed urzędami państwa.

Dane mogą być udostępniane zewnętrznym kontrahentom Administratora (podwykonawcom) w celu prawidłowej realizacji usługi dotyczącej organizacji i przeprowadzenia konferencji.

Uczestnik konferencji posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych. W związku z tym, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnika przysługuje mu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres Administratora. Wniosek o cofnięcie danych złożony do Administratora przed terminem konferencji będzie skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.

Niezależnie od postanowień pkt. 6.5 Uczestnikowi konferencji przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest Państwa zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i danych przetwarzanych na innej podstawie prawnej niż wskazana w zdaniu pierwszym możecie Państwo złożyć sprzeciw na adres Przedsiębiorstwa Administratora. W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że wykażemy iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane osobowe Uczestnika konferencji przechowywane będą przez okres wyznaczony przez administratora tj. 10 lat, przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt. 6.6.

Uczestnik konferencji ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.

W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. „siły wyższej”, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji.

Organizator zastrzega sobie prawo zmiany kolejności oraz tematów wystąpień, w tym prezentacji wystąpień wynikających z umów sponsorskich.

Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.

Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich umieszczenia na stronie internetowej.

Konferencja nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).